Какие возможности открывает проект ЭДО?

Если компания работает с системой ЭДО, значит, что обмен корреспонденцией в электронном формате и прочие работы с ней выполняются не на обычных носителях, а в цифровой версии. Бывает внутренним, когда бумаги передаются только внутри фирмы, и внешним - при передаче между компаниями. Для того чтобы не возникало вопроса, как подключить ЭДО, нужно рассмотреть стадии работы с системой.

• сотрудником формируется документ и подписывает его цифровой подписью, отсылая адресату через программу ЭДО;
• ознакомившись с корреспонденцией, представитель организации-адресата заверяет ее ЭП, после чего оповещение поступает в первую инстанцию. Дальше без проблем получится переводить оплаты, отгружать товары и так далее. При необходимости получать может отклонить бумагу, если та требует корректировки.

Выбирая такой подход к оформлению документооборота, пользователи ориентируются на минимизацию затрат на печать, отправку почтой и хранение бумаг.

О преимуществах использования ЭДО

1. Возможность отказаться от бумажной корреспонденции в том случае, если это не идет в разрез с законодательством. Работа преимущественно с электронными документами предоставляет возможность свести к минимуму дублирование данных на различных носителях, обеспечить грамотное хранение информации.
2. Минимальный расход времени. Если фирмы, обменивающиеся документами работают по системе ЭДО, сэкономленное на этом время они могут потратить на решение других задач. Не имеет значения, куда направляются бумаги, в населенный пункт поблизости или другую страну, сроки минимизируются.
3. Система позволяет подписывать и отправлять почту в любое время и с разных устройств, где есть доступ к е-подписи.
4. Контроль статуса документов - предоставляется отчет о доставке, подписании и так далее.
5. Бумаги находятся под защитой, поэтому риски, что конфиденциальные сведения попадут в третьи руки, исключены.
6. Система может быть интегрирована с системами бухучета, которые используются в компании, что сделает применение цифрового оборота ее проще.
7. Удобное хранение информации. Нет необходимости оборудовать специальное место, а иногда и целое помещение для документов.
8. Внедрение ЭДО позволит рациональнее расходовать время персонала, потому что отсутствует надобность в физической передаче. Этот момент важен для корпораций.