Про опыт организации мероприятий
За эти долгие годы, кажется, случилось уже всё. Что бы вы не назвали, мы всё организовывали. Если это крупное городское мероприятие — было. Фестиваль — было. Частные семейные праздники — было. Свадьбы — было. Выпускные — было. Сейчас мы организуем весенний праздник фонтанов в Петергофе. Это тоже наш проект, который мы ведём уже много лет.
Возникновение и становление проекта
В 2018 году мы официально оформились и как юридическое лицо, и как команда. Так получилось, что каждый, кто работал в команде, работал отдельно на себя. Но мы часто встречались в проектах и сотрудничали между собой.
Команда с 2018 года не изменилась. Я — директор, организатор и главный менеджер проектов. Я чаще всего работаю с клиентом, встречаюсь с ним, обсуждаю мероприятие.
У нас есть режиссёр и сценарист Дмитрий, главный дизайнер Владимир, а ещё — проектные менеджеры, которых мы подключаем под конкретные проекты. Чаще всего это Лена, которая очень помогает нам в момент реализации задумки.
Про формат бизнеса
У ивент-сферы нет какого-то универсального формата, как, например, в тренинге. Человек приехал с бумажками, стикерами и провёл своё мероприятие. Ивент — это сложная многоуровневая история. И не два, не четыре человека никогда сделать его не смогут. Если в мероприятии задействована техника, ей должны заниматься ребята, которые разбираются в ней. Если задействован декор — им должны заниматься ребята, которые в нём разбираются. И есть ещё есть большое количество внутренних историй, которые должны делать те профессионалы, которые умеют с этим работать.
О выборе названия
Первый наш логотип был в виде велосипеда, и я даже не помню, почему. Просто в какой-то момент мы поняли, что это простор для режиссуры, идеи и клиента. Возможно, поэтому мы и выбрали такое название.
Первое мероприятие
Это было мероприятие для крупной петербургской строительной компании, в августе, на День строителя. Мы делали его в формате фестиваля, с большим количеством развлекательных зон, центральной площадкой, концертом и всем на свете.
Самое запоминающееся мероприятие
Для нас всегда, каждый год, самое запоминающееся мероприятие — это весенний праздник фонтанов. Я люблю каждый проект, что бы мы ни делали, нам всегда есть, что вспомнить после. Но самое долгожданное и любимое — это фонтаны. Думаю, всё из-за их особенной атмосферы. Утренние репетиции, сумасшедшие идеи, которые придумывает Дима, большое количество людей, которые за короткий срок пытаются накраситься, одеться, отрепетировать… Каждый год этот проект у нас самый желанный.
Самое грандиозное мероприятие
У нас есть крупные проекты, о которых мы не очень можем рассказывать. Плюс каждый из нас ещё отдельно работает на проектах, куда нас зовут друзья. Поэтому если спрашивать нас по отдельности, получится так, что я назову какой-то один проект, а наш режиссёр, Дима Соколов, назовёт какой-нибудь другой.
Очень часто для организации мероприятия объединяются множество разных агентств, чтобы создать его вместе. Я, например, работаю на ПЭФе, ещё мы когда-то делали фестиваль ледоколов… Выделить что-то одно будет сложно.
Про сложности работы с клиентами
Например, когда я иду к врачу, чтобы вылечить свои зубы, я не буду давать ему советов, потому что я понимаю, что он профессионал и точно знает лучше.
Но в ивенте люди думают, что они очень классно во всём разбираются, хотя это совсем не так. Порой бывает сложно донести до клиента некоторые простые вещи. Мы очень часто принимаем пожелания клиента, для нас это не проблема.
Но иногда приходит такой, который говорит что-то вроде: «Я вообще не знаю, что мне нужно, но я знаю, что мероприятие должно быть в такую-то дату». Мы в любом случае начинаем работу, но из-за того, что он сам не знает, что хочет, мы можем услышать заветное «Мне это не откликается» или «Мне это непонятно». Не потому, что мы какие-то плохие, а потому, что он не понимает, что ему необходимо.
Мы за честную обратную связь и за честную работу. Наша цель — сделать так, чтобы клиент был доволен. Если у вас есть правки — мы будем только рады. Если они адекватные и нормальные.
Клиент не всегда понимает, что ивент не делается за два дня. Это не два телефонных звонка. Это какие-то материалы, которые нужно изготовить, чтобы было красиво, творческая мысль, которую режиссёр должен уложить в сценарий, работа, труд, который тоже требует времени.
Поэтому когда клиент приходит к нам за неделю до мероприятия, мы не говорим, что организовать его за такое короткое время невозможно, но даём понять, что получиться может не всё. Та самая безвкусица рождается как раз в тот момент, когда у нас нет времени. Поэтому планирование и понимание задач — самая важная часть в нашем бизнесе.
Про хорошее ТЗ и идеального клиента
У меня есть классный клиент, который хоть и не всегда знает, что ему нужно, но он с нами честен. И это круто. Самые крутые клиенты — это честные клиенты. Они понимают бюджет и осознают свои пусть даже примерные желания.
Например, клиент приходит к нам в марте и говорит, что в мае ему нужно сделать мероприятие, в котором он хочет использовать вот это и вот это, с таким-то бюджетом.
Бывает такое, когда смета мероприятия образуется по принципу «Вы посчитайте, а дальше посмотрим». Но суть в том, что мы можем напридумывать на десять миллионов, а у вас есть всего лишь один. И за один миллион мы можем позволить себе куда меньше. Скажите об этом сразу, и мы попробуем качественно реализовать вашу идею. Так вам будет спокойнее, а мы не будем обещать вам золотые горы.
Про доверие
Ивент — это такой продукт, который нельзя потрогать руками или заранее измерить его качество. Доверие рождается в тот самый момент, когда мы начинаем работать над проектом. Когда вы с клиентом работаете в точно оговорённые дедлайны, задаёте друг другу иногда глупые, но очень нужные вопросы, когда вы с ним на одной волне и честно оцениваете свои возможности. Прежде всего случается взаимоуважение, а потом уже доверие.
О том, почему агентство всегда лучше самостоятельной организации
Лучше всего это будет объяснить на примере свадьбы. Во-первых, невеста в день своей свадьбы просто не может быть везде и контролировать все процессы. Она не может ответить на телефон всем гостям, у которых появились вопросы, и одновременно общаться со всеми подрядчиками. Потому что это её свадьба.
Даже ивент-менеджеры, работающие в крупных организациях, часто берут себе в помощники агентства. Они делегируют часть обязанностей на них, потому что понимают, что всё сделать самому — невозможно.
Про важные мелочи и детали
Есть такие детали, про которые многие забывают, а мы — помним всегда. Например, о тайминге мероприятия, потому что он очень важен. А ещё — о «вкусных» моментах. О тех самых, которые в первую очередь видно гостю мероприятия.
Закулисная история, хоть её так все любят, не самая важная часть. Самая важная часть — это гость. Для гостя всё должно выглядеть хорошо. Ему должны вовремя подать еду, а артист должен вовремя начать выступление. У него на сцене должна стоять бутылка воды. Двери площадки должны быть открыты вовремя. Именно мы должны отправить всем письма, обзвонить всех, чтобы проверить, никто ли ничего не забыл, подобрать персонал для мероприятие. Мы делаем всё. В последнее время я научилась читать даже архитектурные планы, так как часто мне присылают планы площадок в архитектурных развёрстках. Это нужно для проведения замеров и организации пространства.
Очень часто люди думают, что ивент — это просто про позвонить, но на самом деле, мы очень многопрофильные и многозадачные люди. Бывает так, что мы придумываем такую концепцию, которая требует дополнительного погружения в тему. А если погружаемся мы, то погружается и гость. На мероприятии я вижу, как люди кайфуют от происходящего. Это для нас — лучшая награда, которая только может быть.
Про другие боли
Очень часто случается, когда нам прилетают задачи, что называется, на грани невыполнимого. Иногда тебе нужно показывать свою экспертность в тех сферах, которые, мягко говоря, вообще не твои. Но ты обязан в этом разобраться. Поэтому хороший, качественный ивент стоит дорого.
Об ответственности за проблемы на мероприятии
Был у нас один раз показательный случай. Мы организовывали свадьбу. Невеста не предупредила нас о том, что у неё аллергия на какой-то продукт, и через 10 минут после начала её увезли в больницу с отёком.
У клиентов никаких вопросов и претензий к нам не было. Они признали, что виноваты сами. Я выступала режиссёром на этом мероприятии. И в итоге у нас получилось классное мероприятие без невесты и жениха, немного похожее на корпоратив. Наша задача заключалась в том, чтобы никто ничего не заметил.
Мы быстро переобулись и переформатрировались в мероприятие, на котором мы с гостями постоянно говорит о женихе и невесте. Конечно, они потом вернулись. Всё прошло очень здорово!
Пошаговая организация мероприятия
Когда к нам приходит входящий запрос на организацию мероприятия, первое, что я делаю — это еду на встречу. Это делается как раз для того, чтобы понять задачи, ТЗ, бюджет, задать основные вопросы, чтобы наш сценарист мог написать концепцию этого мероприятия и мы что-то могли предложить. После этого мы берём паузу для подсчёта сметы и подготовки коммерческого предложения по мероприятию. Потом мы встречаемся с клиентом и представляем ему проект.
Если клиенту концепция нравится — мы начинаем работу. Если не нравится — заходим на второй круг и предлагаем что-то ещё. Как только концепция согласована, мы начинаем подбор площадок, показываем их клиенту, обсуждаем наполнение мероприятия, пишем подробный сценарий, разрабатываем дизайн, отрисовываем контент, проводим съёмки, если это необходимо, подбираем подрядчиков, создаём 3D-визуализацию этого проекта. Дальше дело за малым — подписываем договор, проводим оплату и реализуем проект.
О планах
Мы всегда старались качественно и с уважением относиться ко всем, кто доверяет нам свои мероприятия. Мы замечаем, что клиенты к нам возвращаются. Мы называем их «постоянниками». Главный план — чтобы к нам возвращались люди.
А если говорить о росте, бюджете, то я не хочу загадывать. Пусть всё будет так, как будет. Просто будет хорошо. Потому что всё, что ни делается, к лучшему.
Комментарии к «В Питере — строить бизнес. История агентства Prostor.show»